Бумаге здесь не место: как ЮНИИ ИТ осуществил переход к электронному документообороту
новости института 27.02.2017

Бумаге здесь не место: как ЮНИИ ИТ осуществил переход к электронному документообороту

Бумаге здесь не место: как ЮНИИ ИТ осуществил переход к электронному документообороту
Несмотря на то, что 100% документов в организациях сегодня создается в электронном виде, большинство из них, как правило, затем распечатывается для ознакомления и согласования. Назвать такой способ эффективным сложно, и бумажная волокита в скором будущем все-таки должна уступить место новой тенденции – электронному документообороту.

Быстрее и доступнее

В Югорском НИИ информационных технологий сотрудники всего один раз сталкиваются с бумажным документом – это заявление о приеме на работу. Все остальное, от всевозможных договоров до служебных записок, существует в электронном виде. Это значительно ускоряет многие процессы, поскольку достаточно всего одного щелчка мышью – и документ уже находится в другом кабинете, у другого специалиста. Институт полностью отказался от бумаги в пользу системы электронного документооборота (СЭД)  два года назад.

«Причин тому было множество. Если бумажный документ приходилось согласовывать в среднем от 3 до 5 дней, то электронный проходит этот процесс в течение нескольких часов. Дело в том, что нередко те сотрудники, чье согласование требовалось, были заняты и откладывали подписание на потом. Так процедура затягивалась, а порой документы терялись, и приходилось их заново составлять и проходить тот же круг согласования. Еще одна проблема состояла в том, что не было электронного архива. Мы, кстати, уже столкнулись с проблемой, что у нас нет многих документов и презентаций, созданных ранее 2013 года», - поясняет Александр Зыков, директор Югорского НИИ информационных технологий.

На работу с электронными документами в ЮНИИ ИТ распространяются все правила и положения, существующие для их бумажных аналогов, например, правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности. В Институте автоматизировано кадровое делопроизводство, контроль исполнения поручений, согласование исходящей корреспонденции. На сегодняшний день в ЮНИИ ИТ утверждено 18 регламентов в различных областях деятельности, их реализация осуществляется в СЭД в виде типовых маршрутов. В 2016 году в Институте создано порядка 40 тысяч документов в электронном виде.

В целом, платформа Directum поддерживает хранение более 18 миллионов документов. Среди плюсов СЭД отметим также: разграничение доступа к документам, полное устранение их подделки и ведение истории изменений, эффективный поиск, контроль исполнения заданий. Более того, возможен обмен между системами 1С и Directum для согласования счетов по оплате, подписания электронной подписью финансовых документов и организации их архива.  

Как строятся маршруты

Каждая задача, будь то прием на работу сотрудника или отправка официального письма, имеет свой шаблон и свой типовой маршрут, включающий всех специалистов, которые должны согласовать документ. Каждый маршрут детально прорабатывался сотрудниками Института, и в этом процессе существуют свои нюансы. 

«Один из самых масштабных процессов в Институте – кадровое делопроизводство. В самом начале разработки этого маршрута я ознакомилась со стандартами этой деятельности, а затем с помощью системы Business Studio, в которой теперь разрабатывается вся документация Института, построила диаграмму и составила регламент, объединила их в один документ, чтобы затем отправить на согласование руководству», - рассказывает Анна Елфимова, программист Лаборатории сетевых информационных технологий ЮНИИ ИТ.

«В самом начале активного внедрения СЭД в работу Института возникла сложность в построении типовых маршрутов для различных задач – между сотрудниками возникали споры о количестве согласующих лиц. Мы неоднократно обсуждали со структурными подразделениями этот вопрос, по несколько раз редактировали маршруты, и нам все-таки удалось достичь консенсуса: созданные типовые маршруты теперь ни у кого не вызывают вопросов», - добавил Александр Зыков.

Сначала все задачи проходили через согласование директора, но вскоре стало ясно, что такой маршрут неэффективен, и те процессы, которые не требуют его обязательного контроля, направляются теперь двум заместителям.

«Есть даже такие задачи, которые направляются сразу обоим заместителям, и если один из них раньше закрывает задачу, то у второго она автоматически получает статус «Выполнено». Таким образом, документы подписываются более оперативно, ведь с бумажным документом невозможно было бы пойти одновременно в два кабинета», - объясняет Анна Елфимова.

Важен каждый процесс

С введением электронного документооборота появились и новые бизнес-процессы. Например, уведомления об отпуске согласно графику: теперь не нужно делать отметки в календаре, система сама напомнит о долгожданных днях отдыха.

«Это очень удобно: за две недели мне приходит уведомление об отпуске, я могу подписать его, либо составить заявление о переносе отпуска, сокращении дней отдыха и т.д. А потом отправляю задачу дальше по типовому маршруту. Это занимает буквально считанные минуты», - комментирует Валерия Жукова, специалист Центра информации и общественных связей Института.

Каждый год в ЮНИИ ИТ создается большое количество проектов по различным направлениям. Как правило, наибольшим количеством информации по проекту должен владеть его руководитель. Но благодаря тому, что вся информация хранится в СЭД, данные становятся доступны всем задействованным сотрудникам и руководству.

«Очень важно, что теперь задачи по проектам не теряются, а вся информация по каждому из них хранится в одном месте. Более того, по задачам в СЭД можно отследить этапы выполнения проекта», - отметил Евгений Карташев, руководитель Центра компьютерных компетенций.

Сегодня типовые маршруты по разным процессам усложняются и «обрастают» новыми компонентами, так, в одной задаче учитывается множество нюансов.

«Например, если руководителю структурного подразделения необходимо принять на работу нового сотрудника, он направляет задачу в системе Directum по соответствующему типовому маршруту. В этой задаче учитывается все детали, например, организация рабочего места, обеспечение телефонной связью, заказ пропуска, оформление зарплатой карты, создание учетной записи в СЭД и другие. Некоторые задачи направляются сразу нескольким сотрудникам для более оперативного их выполнения», - объясняет Анна Елфимова. 

Новые горизонты СЭД

В конце 2016 года на базе бизнес-решения «Акелон Услуги» в тестовую эксплуатацию введен портал поддержки ЮНИИ ИТ, который полностью интегрируется в СЭД Directum. Он позволяет пользователям в Личном кабинете создавать обращения в службу поддержки, контролировать процесс оказания услуги и осуществлять удаленные коммуникации с сотрудниками Института.

«В настоящее время тестируются 7 видов услуг, например, идут работы по интеграции на портал поддержки услуг Удостоверяющего центра, поддержки официального портала органов государственной власти автономного округа», - отмечает Алексей Шавкун, главный инженер ЮНИИ ИТ.

Среди новшеств необходимо отметить и начало использования сотрудниками Института мобильного приложения Directum Jazz.  Теперь специалисты могут работать с документацией и вне стен Института.

«Directum Jazz обеспечивает выполнение заданий, запуск бизнес-процессов (в том числе по типовым маршрутам), занесение документов в систему, использование электронной подписи. Приложение ускоряет бизнес-процессы, протекающие в Институте, обеспечивает их непрерывность, помогает сотрудникам работать эффективнее», - поясняет Алексей Евгеньевич.

Сейчас на стадии введения в эксплуатацию находится еще одно решение – сервис обмена юридически значимыми электронными документами. Сервис полностью интегрирован в СЭД Directum и позволяет за считанные секунды отправлять и принимать подписанные электронной подписью договорные и финансовые документы контрагентам и партнерам Института. Это позволяет существенно оптимизировать доставку документов, обеспечив их юридическую значимость, сократить расходы на бумажный документооборот и  устранить зависимость от традиционной почты и курьеров.

628011, г. Ханты-Мансийск,
ул. Мира, 151